Vous avez un événement commercial à organiser sur Clermont-Ferrand ou à proximité ? Ce guide vous aidera à le réaliser facilement :
Les événements commerciaux sont essentiels pour développer des relations avec vos clients et créer des opportunités de business. Aussi, cet article s’adresse aux propriétaires de petites entreprises qui organisent un événement d’entreprise pour contribuer à la croissance de leur activité et renforcer les liens avec les clients.
Que vous organisiez un lancement de produit pour 300 personnes ou une formation pour 15 employés, il est essentiel d’aborder chaque rassemblement en comprenant les éléments de base de la gestion d’événements : recherche, conception, planification, coordination et évaluation. Une fois qu’un événement est divisé en plusieurs étapes gérables, il est beaucoup plus facile de le conceptualiser et de rassembler les nombreuses pièces mobiles nécessaires à sa réalisation. Voici 10 conseils pour organiser un événement que vos participants ne sont pas prêts d’oublier.
Définir l’objectif de votre événement
Une fois que vous avez décidé d’organiser un événement, votre première étape consiste à définir ce que vous espérez accomplir. Il est important de connaître les buts et les objectifs de l’événement que vous essayez de produire avant de faire quoi que ce soit d’autre.
Cela peut sembler trivial, mais commencez donc par vous demander pourquoi vous organisez l’événement et ce que vous en attendez. Une fois que vous avez identifié vos objectifs et vos attentes, vous pouvez alors déterminer le type d’événement qui trouvera un écho auprès de votre public cible.
Plutôt que de le considérer comme un simple événement d’entreprise, pensez-le comme si vous offriez une expérience interactive de la marque, c’est à dire quelque chose qui soit singulier, propre à vous et engageant.
Déterminez votre public
Une partie importante du processus de planification consiste à définir votre public cible. S’agit-il des dirigeants et des cadres supérieurs de votre entreprise, de vos partenaires commerciaux ou des membres de la communauté ? S’agit-il de clients de longue date ou de clients potentiels ? Peut-être s’agit-il d’une combinaison de quelques-uns ou de tous ces éléments. Pour que votre événement soit réussi, il est essentiel de déterminer votre public cible et de comprendre comment l’atteindre. Une fois que vous pouvez nommer votre public, vous pouvez adapter le programme à ses besoins et à ses intérêts.
Il est toujours stressant de déterminer le nombre d’invités à convier à ces événements. Cependant, il vaut mieux inviter trop de personnes que trop peu.
Pour les petites entreprises, les sièges vides et les collations non consommées ont une mauvaise image et sont un gaspillage d’argent. Dans la plupart des cas, le fait que trop de personnes se présentent ne va pas vraiment gâcher un événement – à quelques exceptions près, comme les lieux où l’espace est très limité ou lorsqu’un repas à trois plats est prévu. Si un trop grand nombre de personnes se présentent, c’est aussi un excellent marketing. Vous êtes sûr de créer un buzz le lendemain, et cela renforcera l’anticipation de votre prochain événement. Et si votre angoisse se porte sur la quantité de nourriture/boissons à fournir, sans doute devriez-vous confier cette tâche à un spécialiste en organisant votre événement dans un food hall.
Quelle que soit la taille de la liste des invités, ce dont les personnes se souviendront, c’est de la façon dont ils ont été traités. Chaque personne participant à l’événement est un ambassadeur de marque potentiel ou un porte-parole de bouche à oreille pour… votre entreprise. Il est important d’avoir un impact significatif sur l’expérience des invités en ne négligeant pas les petits détails que chaque participant appréciera de première main.
Fixez un budget réaliste
Vous devriez définir dès le départ le budget dont vous disposez pour déterminer le type d’événement que vous pouvez produire. Décidez dès le début du montant que vous voulez dépenser, puis prévoyez de dépenser au moins 10 % de plus. En outre, les choses changent constamment et vous devriez avoir une ligne supplémentaire pour les dépenses supplémentaires et imprévues qui surgissent.
Une fois que vous avez un budget, il est essentiel de savoir où allouer la plupart de vos ressources. Par exemple, si vous dépensez plus pour des décorations fantaisistes que pour un lieu agréable ou des intervenants sympathiques, votre événement risque de manquer de substance.
En outre, ne lésinez pas sur la nourriture ou les boissons, et tenez compte des participants ayant des restrictions alimentaires.
Choisissez un thème et un format
Une fois que vous avez fixé vos objectifs et défini le public, il est temps de choisir un thème ou un sujet pour l’événement et de déterminer le meilleur format pour le présenter à vos invités.
Par exemple, coordonner un événement client avec un expert du secteur, tel qu’un conférencier invité, peut positionner votre entreprise comme un conseiller de confiance, plutôt que comme un simple fournisseur. L’apprentissage par les pairs avec des panels de clients, des discours-programmes, des tables rondes et des intervenants en petits groupes sont d’autres options populaires.
Offrez toujours aux participants la possibilité de faire quelque chose d’amusant, de mémorable et de divertissant qu’ils ne feraient pas habituellement n’importe où ou n’importe quand ailleurs. Il peut s’agir d’entendre un conférencier, un comédien ou un groupe célèbre, de jouer sur un parcours de golf, de faire une dégustation de vin à l’aveugle ou d’essayer quelque chose de nouveau, de palpitant ou d’exclusif pour la première fois.
Un événement d’entreprise réussi est à la fois immersif et éducatif. Ceux qui sont interactifs – plutôt que d’être assis dans une salle de bal à regarder un conférencier toute la journée – sont plus réussis, plus informatifs et plus amusants.
Déterminez ce que vous allez faire pour que cet événement sorte des sentiers battus. Réfléchissez-y dès maintenant pour déterminer ce qui différenciera votre événement des autres événements similaires dans votre secteur ou même de ceux que vous auriez réalisés précédemment.
Établissez un rétro planning
La conception de l’événement vous oblige à garder la trace d’un large éventail de tâches. Cela peut être facilité par la création d’une liste de contrôle principale détaillée. Un logiciel de gestion de projet en ligne peut rationaliser tous les petits détails et vous aider à rester organisé.
La liste de contrôle de la planification générale sert d’outil pour toute la durée du processus de planification. Commencez par une liste à long terme, puis avec des sous-listes de contrôle à des dates-clés avant l’échéance (3 mois, 1 mois, J-15 avant l’évènement …). Décomposer la liste des tâches de cette manière aide votre équipe à prévoir le calendrier des étapes à viser.
Inutile d’opter pour un logiciel compliqué : un simple tableur type Excel suffit amplement.
Sélectionnez un lieu approprié
Une fois que vous avez déterminé le type d’événement que vous souhaitez créer et défini un budget, il est temps de trouver un lieu qui vous permettra de donner vie à votre vision. L’une des bonnes options est de réserver un lieu dont on a entendu de bonnes choses ou qui est un point chaud en devenir, même si vous n’avez pas encore défini la mission de votre événement. Dans ce cas le mieux à faire est de contacter la personne responsable du lieu pour voir si le lieu peut s’adapter au concept et à l’architecture de l’événement que vous souhaitez mettre en place. Vous pourrez ainsi voir jusqu’où vous pouvez bénéficier d’une personnalisation de l’offre proposée pour s’adapter à vos besoins.
Les Halles Du Brézet sont le lieu idéal à Clermont-Ferrand pour organiser un séminaire d’entreprise. Notre Food Hall est située dans une zone facile d’accès à Clermont-Ferrand, avec une atmosphère dynamique qui s’adapte aux demandes de toutes les entreprises quelque soit le type d’événement.
Si vous avez un budget serré, vous pouvez réduire vos coûts en organisant l’événement à un moment moins fréquenté, par exemple en organisant un petit-déjeuner pour les médias un mardi matin.
Planifiez la logistique de la journée
Pour que l’événement soit réussi, vous devrez identifier, passer en revue et contracter tous les spécialistes de l’événement nécessaires. Il peut s’agir de traiteurs, de techniciens audiovisuels, d’imprimeurs, de décorateurs, de photographes, de fleuristes et de personnel de sécurité, pour n’en citer que quelques-uns. Bien entendu, vous aurez peut-être besoin de réserver des présentateurs, y compris des personnalités, des experts ou des influenceurs, qui peuvent communiquer au mieux les idées que vous souhaitez faire circuler pendant le rassemblement.
Pour vous assurer que tout se déroule comme prévu, établissez un ordre du jour pour l’événement et veillez à ce que chaque membre de votre équipe sache quels aspects de la journée il est chargé de gérer.
Pensez un bon équilibre entre les différentes activités qui jalonne votre événement : écoute d’un discours, activités ludiques, etc. Il faut à la fois avoir les participants qui soient engagés tout en leur laissant une certaine liberté dans leur emploi du temps. Aussi, faîtes en sorte que le programme ne soit pas trop chargé. Il doit y avoir une marge de manœuvre lors de l’événement pour faire face aux imprévus qui peuvent survenir.
Pour résumer :
Toute entreprise qui souhaite établir des relations durables avec ses clients fidèles ou nouveaux prospects, doit savoir comment produire des événements professionnels. L’organisation d’un événement d’entreprise vous permet de renforcer les liens avec vos clients et partenaires actuels, tout en développant des relations authentiques et en attirant de nouveaux clients.
Commencez votre processus de planification en sachant quels sont vos objectifs, qui vous essayez d’atteindre et de quelles ressources vous disposez.
Une fois que vous aurez une meilleure compréhension de ce sur quoi vous travaillez, assurez-vous d’exécuter votre plan à la perfection.
